Moltes vegades el fet que una empresa es decideixi a crear una app pel seu esdeveniment pot suposar una gran inversió (i repte) donat el seu pressupost.

Però, de fet, una event app implementada correctament pot alleugerir el pressupost i, fins i tot, tant fer guanyar diners als seus organitzadors com agilitzar-ne la gestió de tot el congrés.

Probablement el primer punt que ens vingui al cap quan pensem com podem estalviar amb una event app és a través del fet de no imprimir (Go green, com diuen els anglesos). És a dir, una app automàticament elimina la necessitat de disposar del programa, pòsters o qualsevol altra informació en format físic. No caldrà que us preocupeu més pels costos d’edició i impressió.

A més a més, en el suposat cas que es produeixin canvis d’últim minut, el format digital permet actualitzar i aplicar qualsevol canvi en quatre simples clics.

Una app és una eina eficient. Suposem que es produeix una modificació que és necessària comunicar-la a tots o certs dels assistents a l’esdeveniment. L’app ens pot ajudar a resoldre aquesta incidència en qüestió de minuts. Com? Amb una simple notificació push que informi del problema i/o solució al públic afectat.

En un entorn sense app, aquesta mateixa situació hagués comportat molta més gestió i temps.

Tant en casos com aquests com en qualsevol moment previ a l’esdeveniment, una app ens permet estalviar temps de gestió i resposta. No hi ha dubte que és un canal de comunicació idoni.

Creieu que era farragós fer una enquesta o estudi durant un esdeveniment? Una enquesta a través d’una app elimina la necessitat de tota la logística que comporta fer-la de manera manual. El públic ara simplement té tot el que necessita al palmell de la mà.

Bons i comuns exemples de possibles mètodes d’estudis o enquestes via una event app són les valoracions (d’una ponència, per exemple), les Q&A (donant-li l’opció al públic de poder enviar preguntes als ponents mentre aquests exposen) i les votacions (el públic participa activa i immediatament responent a preguntes que prèviament s’han preparat).

Per últim, hem de tenir presents que l’app segueix essent un altre canal més per promocionar l’esdeveniment. Ofereix moltes opcions d’in-app branding i de col·locació de banners amb un cost menor que els tradicionals. I com a punt extra, es troba al palmell de la gent a la que volem impactar fet que assegura que la seva visualització sigui molt elevada.

Una app accelera les següent tasques:

• el check-in dels assistents
• proporciona l’horari personalitzat de l’esdeveniment
• millora/facilita la situació al mapa de l’event
• proporciona una actualització constant dels seus continguts sensibles com, per exemple, el llistat de ponents o el programa
• facilita la realització d’enquestes i/o estudis destinats als usuaris
• millora el feedback dels assistents a les ponències i la seva gestió
• proporciona una bona base per iniciar la discussió i l’engagement entre el públic

En definitiva, i esperem que cada vegada més amb aquestes publicacions, estigueu encara més convençuts que disposar d’una app al vostre esdeveniment és un element indispensable i imprescindible per garantir-ne l’èxit.