Muchas veces el hecho de que una empresa se decida a crear una app para su evento puede suponer una gran inversión (y reto) dado su presupuesto.

Pero, de hecho, una event app implementada correctamente puede aligerar el presupuesto e, incluso, tanto hacer ganar dinero a sus organizadores como agilizar la gestión de todo el congreso.

Probablemente el primer punto que no venga a la cabeza cuando pensamos cómo podemos ahorrar con una event app es a través del hecho de no imprimir (Go green, como dicen los ingleses). Es decir, una app automáticamente elimina la necesidad de disponer del programa, pósters o cualquier otra información en formato físico. No será necesario que os preocupéis más por los costes de edición e impresión.

Además, en el supuesto caso que se produzcan cambios de último minuto, el formato digital permite actualizar y aplicar cualquier cambio en cuatro simples clics.

Una app es una herramienta eficiente. Supongamos que se produce una modificación que es necesaria comunicarla a todos o ciertos de los asistentes al evento. La app nos puede ayudar a resolver esta incidencia en cuestión de minutos. ¿Cómo? Con una simple notificación push que informe del problema y/o solución al público afectado.

En un entorno sin app, esta misma situación hubiese comportado mucha más gestión y tiempo.

Tanto en casos como estos com en cualquier momento previo al evento, una app nos permite ahorrar tiempo de gestión y respuesta. No hay duda que es un canal de comunicación idóneo.

¿Creíais que era farragoso hacer una encuesta o estudio durante un evento? Hacerlo a través de una app elimina la necesidad de toda la logística que comporta hacerla de manera manual. El público ahora simplemente tiene todo lo que necesita en la palma de la mano.

Buenos y comunes ejemplos de posibles métodos de estudios o encuestas vía una event app son las valoraciones (de una ponencia, por ejemplo), las Q&A (dándole la opción al público de poder enviar preguntas a los ponentes mientras estos exponen) y las votaciones (el público participa activa e inmediatamente respondiendo a preguntas que previamente se han preparado).

Por último, hemos de tener presente que la app sigue siendo otro canal más para promocionar el evento. Ofrece muchas opciones de in-app branding y de colocación de banners con un coste menor que los tradicionales. Y como punto extra, se encuentra en la palma de la mano de la gente a la que queremos impactar, hecho que asegura que su visualización sea muy elevada.

Una app acelera las siguientes tareas:

• el check-in de los asistentes
• proporciona el horario personalizado del evento
• mejora y facilita la situación en el mapa del evento
• proporciona una actualización constante de sus contenidos sensibles como, por ejemplo, el listado de ponentes o el programa
• facilita la realización de encuestas y/o estudios destinados a los usuarios
• mejora el feedback de los asistentes a las ponencias y su gestión
• proporciona una buena base para iniciar la discusión y el engagement entre el público

En definitiva, y esperamos que cada vez más con estas publicaciones, estéis todavía más convencidos de que disponer de una app en vuestro evento es un elemento indispensable e imprescindible para garantizar su éxito.