A finales de año todas las empresas planificamos el nuevo presupuesto caras el próximo año. Reducir gastos y obtener el máximo de retorno y beneficios suele ser uno de los puntos claves y objetivos que nos planteamos.
Si estás en el sector de los eventos o tu marca apuesta por eventos corporativos para aumentar la fidelidad y contacto con la marca os interesará saber que aplicando tecnología en los eventos puede reducir costes y aumentar productividad.
Hacer la planificación anual de los gastos, los márgenes, los beneficios y cuadrar presupuestos es una tarea importante, que todas las empresas tenemos que afrontar y mejorar año tras año.
El el sector de los eventos además, está la valoración del éxito de cada acontecimiento, como optimizar su organización y cómo aumentar la participación. Todo esto y mucho más se puede mejorar si aplicamos herramientas tecnológicas y las exprimimos debidamente.
Lo primero que hay que hacer (quizás una obviedad para algunos de vosotros) es observar los datos de los acontecimientos del año anterior o de años pasados. Reunir los datos obtenidos en las encuestas de satisfacción, leer los datos de participación, observar las actividades que más han gustado a los asistentes, las que han obtenido más comparticiones, las que han obtenido más asistencia o reservas previas son grandes indicadores.
Con los datos podrás tomar mejores decisiones y hacer eventos y actividades cada vez más productivos, con más asistentes y con más retorno. Deja de hacer actividades para llenar programas y haz actividades de valor seguro.
Hoy en día disponer de datos digitalizados es posible y relativamente fácil. Aquí es donde las herramientas tecnológicas y modernas como las webs y apps para eventos con sus estadísticas que miden clics, likes, compaticiones, favoritos, etc hacen parte del trabajo.
Si aún no dispones de esta información en 2018 puede ser un buen momento para hacer una pequeña inversión en este sentido, te aportará valor año tras año y será fácil fácilmente amortizable.
Un segundo punto es reducir costes en materiales de papelería (“paper less”). Piense en todo lo que imprime o está sobre formato papel, como los programa, los folletos, las tarjetas de visita, los planos, flyers de los sponsors … pero también en tickets, entradas, badges, facturas, pre-inscripciones, cartas de agradecimiento.
¿Cuáles de estos materiales sobre papel puedes digitalizar? hoy en día todo es digitalizable. Los registros online, entradas digitales, códigos QR, badges digitales etc es una parte que con un software de gestión, o una buena web te puede resolver. También el hecho de integrar los datos entre plataformas. Todo esto es tecnología, y está a su alcance.
En cuanto a la papelería por los asistentes previa al evento y durante el evento, me atrevo a decir que ha pasado de moda ir cargados con bolsas con papeles que luego con facilidad van a la papelera. Una app para su evento resuelve el tema “paper less” además de aportarte otras ventajas tanto para el organizador como para los asistentes y de paso el “paper less” mejora el medio-ambiente y procura por nuestro planeta.
Por último, y poniendo el foco en los ingresos, tenemos que ir hacia el camino de monetizar toda propuesta tecnológica, en el sentido de convertir un activo en dinero. Aquí pensamos que es muy interesante tener en cuenta a los sponsors, la propia marca o los expositores y poner las herramientas para transformar el máximo de clics en ventas. Otra vez las apps y las webs pueden ser unas buenas herramientas prácticas y útiles.
Tenemos que pasar de la visibilidad en la monetización, y mostrar a los patrocinadores y expositores que se pueden hacer ofertas durante y a posteriori del congreso. Recoger datos de leads y mucho más. Aquí los mensajes push son de mucha utilidad y más si podemos segmentarlos ofreciendo ofertas más personalizadas.
Para resumir, disponer de unas buenas herramientas tecnológicas y digitales para orgranitar y llevar a cabo una feria, un congreso, un festival o cualquier evento es un punto a tener en cuenta para planificar el presupuesto con las inversiones, el retorno de las mismas (ROI) y aumentar el éxito y las ventas.