A finals d’any totes les empreses planifiquem el nou pressupost cares l’any vinent. Reduir despeses i obtenir el màxim de retorn i beneficis sol ser un dels punts claus i objectius que ens plantegem.

Si estàs en el sector dels esdeveniments o la teva marca aposta per esdeveniments corporatius per augmentar la fidelitat i contacte amb la marca us interesserà saber que aplicant tecnologia en els esdeveniments podeu reduir costos i augmentar productivitat.

Fer la planificació anual de les despeses, els marges, els beneficis i quadrar pressupotos és una tasca important, que totes les empreses hem d’afrontar i millorar any rere any.

El el sector dels esdeveniments a més, hi ha la valoració de l’èxit de cada aconteixement, com optimitzar-ne l’organització i com augmentar la participació. Tot això i molt més es pot millorar si apliquem eines tecnològiques i les exprimim degudament.

El primer que cal fer (potser una obvietat per alguns de vosaltres) és observar les dades dels esdeveniments de l’any anterior o d’anys passats. Reunir les dades obtingudes en les enquestes de satisfacció, llegir les dades de participació, observar les activitats que han agradat més als assistents, les que han obtingut més comparticions, o les que han obtingut més assitència o reserves prèvies són grans indicadors.

Amb les dades podràs pendre millors decisions i fer esdeveniments i activitats cada cop més productius, amb més assistents i amb més retorn. Deixa de fer activitats per omplir programes i fes activitats de valor segur.

Avui en dia disposar de dades digitalitzades és possible i relativament fàcil. Aquí és on les eines tecnològiques i modernes com les webs i apps per esdeveniments amb les seves estadístiques que mesuren clics, likes, compaticions, favorits, etc fan part de la feina.

Si encara no disposes d’aquesta informació el 2018 pot ser un bon moment per fer una petita inversió en aquest sentit, la qual t’aportarà valor any rere any i serà fàcil fàcilment amortitzable.

Un segon punt és reduir costos en materials de papereria (“paper less”). Pensa en tot el què imprimiu o està sobre format paper, com els programa, els fulletons, les targetes de visita, els plànols, flyers dels sponsors…però també en tickets, entrades, badges, factures, pre-inscripcions, cartes d’agraïment.

Quins d’aquest materials sobre paper pots digitalitzar? avui en dia tot és digitalitzable. Els registres online, entrades digitals, QR als mòbils, badges etc és una part que amb un software de gestió, o una bona web et pot resoldre. També el fet d’integrar les dades entre plataformes. Tot això és tecnologia, i està al vostre abast.

Pel què fa a la papereria pels assistents prèvia a l’event i durant l’event, m’atreveixo a dir que ha passat de moda anar carregats amb bosses amb papers que després amb facilitat van a la paperera. Una app pel vostre esdeveniment pot resoldre el tema del “paper less” a més d’aportar-te altres avantatges tan per a l’organitzador com pels assistents i de retruc pel medi-ambient i pel nostre planeta.

I per últim, i posant el focus en els ingressos, hem d’anar cap al camí de monetitzar tota proposta tecnològica, en el sentit de convertir un actiu en diners. Aquí pensem que és molt interessant tenir en compte als sponsors, la pròpia marca o els expositors i posar les eines per transformar el màxim de clics en ventes. Altra cop les apps i les webs poden ser unes bones eines pràctiques i útils.

Hem de passar de la visibilitat a la monetització, i mostrar als patrocinadors i expositors que es poden fer ofertes durant i a posteriori del congrés. Recollir dades de leads i molt més. Aquí els missatges push són de molta utilitat i més si podem segmentar-los oferint ofertes el màxim personalitzades.

Per resumir, disposar d’unes bones eines tecnològiques i digitals per ogranitzar i portar a terme una fira, un congrés, un festival o qualsevol esdeveniment és un punt a tenir en compte per a planificar el pressupost amb les inversions, el retorn de les mateixes (ROI) i augmentar l’èxit i les ventes.